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社内管理システムとして利用したい

 

スマレジ・タイムカードは、社内の業務管理に必要な様々な機能をご用意しています。
毎日の業務内容を管理する日報や、予算と工数を管理する『プロジェクト』機能。
申請・承認の経路を自由に設定できる『ワークフロー』機能。
また『マイナンバー管理』にも対応しています。

社内管理システムとしての利用には、事業所や従業員の登録が必要となります。
勤怠管理の設定を完了した上で、社内管理に必要な設定を行ないましょう。
同時に給与管理機能も利用する場合は、給与管理に必要な設定も行なってください。

このページでは、新規でエンタープライズプランをご利用される方を対象に、タイムカードを社内管理システムとして利用するための、初期設定についてご案内しています。
 
 

勤怠管理に必要な設定

1.基本設定を登録する

 
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管理画面の『設定 > 基本』を選択します。

基本設定の内容は多岐に渡りますが、この時点では『勤怠』以外の登録はしてなくてもかまいません。

設定完了後、画面右下の【設定を保存】をクリックします。

【勤怠】項目 詳細

項目 詳細
休日設定
(所定休日・法定休日)
基本となる休日の設定です。
お客様の社内規定において、所定休日と法定休日となる曜日を選択してください。

また休日設定は『事業所』『従業員』『従業員区分』でも設定することができます。
別途設定がされていなければ、基本設定の休日設定が適用されます。

休日設定の詳細については以下のページをご覧ください。
所定労働時間
基本となる所定労働時間の設定です。
所定労働時間は、残業代の計算に使用される情報です。
勤怠管理のみの利用の場合は、初期値のままで結構です。

所定労働時間の詳細については以下のページをご覧ください。
アプリ打刻設定
タイムカード・アプリで出退勤を打刻した際に記録される時刻の設定です。
『サーバー時刻』『端末時刻』から選択します。
『サーバー時刻』は出退勤をサーバー側の時刻で記録します。
『端末時刻』は出退勤を端末側の時刻で記録します。

端末の時刻は従業員によって変更することが可能です。
不正防止のため『サーバー時刻』を選択することを推奨しています。
 
 

2.事業所を登録する

事業所を登録します
 
【事業所で設定する主な情報】

事業所の基本情報
(事業所名/住所/電話番号など)
休憩時間自動設定
シフト管理単位
写真撮影機能関連
日付変更時間

【重要】休憩時間自動設定とシフト管理単位

事業所の登録時につまずきやすいのが『休憩時間自動設定』と『シフト管理単位』です。
それぞれに詳細な専用ページをご用意しています。
お客様の事業所に合った設定が可能ですので、以下のページを参照の上、設定してください。


3.従業員を登録する

従業員を登録します。
従業員の登録は一人ずつ行なうこともできますが、CSVファイルを使った一括登録が便利です。
 
【従業員で設定する主な情報】

従業員の基本情報(名前/住所/電話番号など)
権限
入社日
従業員区分

従業員登録時にポイントとなる項目

項目 詳細
権限
管理画面の操作に関する権限を、『一般』『システム管理者』から選択します。

『システム管理者』は事業所で設定する役割役職に関係なく、事業所や従業員の情報を閲覧/変更することが可能です。
役職者や責任者となる従業員に設定してください。
入社日
入社した日付を登録します。
登録した入社日より前の日付では、出退勤画面に表示されず打刻を行なうことができません。
また、有給管理機能を利用する際には入社日を基準として有給休暇を付与するため、必ず正確な日付を登録してください。
従業員区分
従業員に『正社員』や『管理職』などの区分を割り当てることができます。
区分ごとに【所定労働時間】【休日】【賃金の割増設定】を分けて設定し、差別化を図ることが可能です。

従業員区分の詳細については、以下のページをご覧ください。
 
 

4.役割・権限を登録して従業員を事業所に所属させる

登録した従業員は、事業所へ所属させる必要があります。
所属従業員の追加を行なう際に、従業員に対して事業所での役割を設定します。
役割に付与されている権限が、その従業員に許可される権限となります。
 
【従業員の事業所への所属で設定する主な内容】

事業所での役割・権限
所属従業員の追加
従業員への役割の指定

事業所での役割・権限

飲食店であれば『店長/社員/アルバイト』、一般企業であれば『役職者/一般社員/派遣社員』のように、一つの事業所で異なる立場の従業員が勤務しています。
スマレジ・タイムカードではそれぞれの立場を『役割』と呼び、『役割』ごとに必要な『権限』を設定・付与することが可能です。

『役割・権限』はあらかじめ登録しておく必要があります。
登録方法の詳細については、以下のページをご覧ください。


5.シフトを作成・管理する

シフト機能はプレミアムプランから利用できます
スマレジ・タイムカードは複数のシフト作成方法をご用意しています。
お客様の運用にあったシフト作成方法をご利用ください。
あらかじめシフトの勤務パターンを登録しておくと、シフト作成に活用することができます。
 
【タイムカードのシフト作成方法】

シフト画面への直接入力
シフト画面での勤務パターン選択
メールを使ったシフト希望提出
(かんたんシフト作成)
ドラッグ&ドロップでの日毎シフト作成
曜日ごとの固定シフト作成
管理画面にシフトを直接入力する
管理画面の月別シフト画面で、直接入力してシフトを作成します。

シフト作成方法の詳細については以下のページをご覧ください
管理画面で勤務パターンを選択する
※勤務パターンを使用します
管理画面の月別シフト画面で、勤務パターンを選択してシフトを作成します。

シフト作成方法の詳細については以下のページをご覧ください。
メールを使って従業員にシフト希望を提出させる(かんたんシフト作成)
※勤務パターンを使用します
従業員にメールを送信し、専用のテンプレートを使ってシフト希望を提出してもらうことができます。
従業員は出勤できる勤務パターンを選択して希望を提出します。

かんたんシフト作成の詳細については以下のページをご覧ください。
日毎のシフトをドラッグ&ドロップで作成する
管理画面の日別シフト画面で、従業員ごとにシフトの開始時間から終了時間までをドラッグ&ドロップで指定して、シフトを作成します。

シフト作成方法の詳細については以下のページをご覧ください。
曜日ごとの固定シフトを作成する
『従業員区分』を利用することで、曜日ごとに決まった勤務時間のシフトを固定して設定することができます。

固定シフトの作成方については以下のページをご覧ください。
 
 

社内管理に必要な設定

社内管理機能はエンタープライズプランから利用できます。

1.日報を管理する

日報はその日の作業や出来事をメモに記載して業務内容を管理します。
また、日報タグを作成して労働時間を記録することで、作業工数の管理にも活用できます。
 
【日報に設定する主な情報】

日報タグの作成/申請
日報の作成

日報タグの使い方

『日報タグ』は、社内の作業工数を集計するために利用します。
実行した作業内容を『日報タグ』として利用するための申請を従業員が行ないます。
管理者が申請を承認した後に、該当のタグを利用できるようになります。


『日報タグ』利用までの手順は以下の通りです

1.従業員による『日報タグ』の申請
2.管理者による申請の承認
3.従業員が日報入力時に、タグの選択と作業時間の入力

2.プロジェクトを管理する

プロジェクトでは、担当者やステータス・進捗率を含め、そのプロジェクトの完了までを管理します。
日報で入力する労働時間を使って、プロジェクトにかかる作業工数を管理できます。
 
【プロジェクト管理の内容】

プロジェクトの作成
プロジェクトの進捗・管理・完了

3.ワークフローを設定する

スマレジ・タイムカードのワークフローには、自由に内容を作成・管理できる『ワークフロー』と、タイムカードの機能に組み込まれている『システムワークフロー』の2種類があります。
お客様の運用に合わせてご活用ください。
 
【ワークフローで設定する主な情報】

ワークフロー名/説明
入力フォームの内容
申請経路
 
【システムワークフローで設定する主な情報】

申請経路

『ワークフロー』と『システムワークフロー』と『申請経路』

『ワークフロー』とは

お客様が自由に設定できる申請/承認フローです。
社内管理上で必要となる各種稟議などを作成してご活用ください。


『ワークフロー』とは

『勤怠』『休暇』『日報』『プロジェクト』の機能に対して紐づく、タイムカードのシステム側で用意されている申請/承認フローです。
申請経路を作成/紐付けするだけで、運用開始することができます。

『申請経路』とは

『ワークフロー』『システムワークフロー』に対して紐付ける、承認完了までの経路です。
承認者/回覧者を指定して、対象となった人物・条件が承認を行なうと該当の申請が承認完了となります。
承認者/回覧者共に、従業員個人、または従業員グループ、役職から指定することができます。

4.マイナンバーを管理する

企業では必須となったマイナンバーの管理をします。
 
【マイナンバー管理の主な内容】

マイナンバーの登録/管理

マイナンバーの管理内容とセキュリティ

マイナンバーは現在最も重要と言える個人情報です。
その管理は厳重、かつ適切に行なう必要があります。

スマレジ・タイムカードでは、基本的にシステム管理者権限を付与されている従業員がマイナンバーに関わる機能を利用することができます。
※一部設定によりシステム管理者以外にマイナンバー機能の権限を付与することも可能です

マイナンバー管理の詳細については、以下のページをご覧ください。
 
 

給与管理に必要な設定

給与管理機能はプレミアムプランから利用できます

1.給与を設定する

 
【給与に関して設定する主な情報】

賃金(給与金額/交通費/自動手当など)
割増賃金(深夜労働・時間外労働・休日労働)
賞与
手当(支給/控除)

【給与】設定情報 詳細

項目 詳細
給与
基本となる給与金額の設定です。
賃金形態を『時給/日給/月給』から選択します。

給与の設定方法については以下のページをご覧ください。
『日給/月給』での給与設定については以下のページをご覧ください。
交通費
従業員の交通費金額の設定です。
支給形態を『勤務回数/勤務日数/月額』から選択します。
事業所別に設定することも可能です。

交通費の設定方法については以下のページをご覧ください。
自動手当
住宅手当や資格手当のように、毎月支給する手当の設定です。
支給だけ出なく控除も可能です。

自動手当の設定方法については以下のページをご覧ください。
割増賃金
『時間外/深夜/休日』の各労働時間に適用される賃金の設定です。
各労働時間に対する賃金倍率を設定します。

割増賃金の設定方法については以下のページをご覧ください。
賞与/手当
従業員に支給する賞与と手当てを設定します。

初期設定では必須ではありませんが、支給する場合は以下のページをご覧ください。
 
 

2.保険を適用させる

給与から保険料金の控除を行なうために、従業員の保険適用を設定します。
 
【保険適用で設定する主な情報】

社会保険
雇用保険(労働保険)

保険の設定には順序があります

『社会保険』『雇用保険』共に、初めから従業員へ設定するのではなく、それぞれ設定の順序があります。
必要な設定を済ませた上で、最終的に従業員へ設定してください。

社会保険の場合:『社会保険管理の設定 > 事業所 > 従業員』の順

雇用保険の場合:『事業所 > 従業員』の順

3.税金を適用させる

給与から各種税金の控除を行なうために、従業員の税金を設定します。
 
【税金で設定する主な情報】

源泉所得税
住民税

【注意】源泉所得税の計算方法

スマレジ・タイムカードでは源泉所得税の計算方法に対して、一般的な『月額表』ではなく、『電算機計算の特例』を用いて計算を行なっています。

給与明細の発行後、お客様が源泉所得税の金額にズレを感じた場合は、計算方法を『月額表』で算出し比較されている可能性が非常に高いと思われます。

源泉所得税金額の確認時には、『電算機計算の特例』での計算をしていただきますようお願いいたします。

4.割増賃金を設定する

残業や深夜勤務、休日出勤が発生する場合に、従業員へ支給する割増賃金を設定します。
 
【割増賃金で設定する主な内容】

時間外労働割増賃金
深夜労働割増賃金
日労働割増賃金

『法定内残業』と『週40時間以上を残業とする』

時間外労働の割増賃金を正しく支給するためには、『法定内残業』『週40時間以上を残業とする』の内容について把握しておく必要があります。

『法定内残業』と『週40時間以上を残業とする』の詳細については、以下のページをご覧ください。

5.年末調整

所得税の年末調整を管理します。
 
【年末調整で行なう主な内容】

年末調整の作成
従業員詳細情報の入力
年末調整の管理

『管理者の作業』と『従業員の作業』

スマレジ・タイムカードの年末調整は、『管理者が行なう作業』『従業員が行なう作業』の2種類の作業で構成されています。

管理者は年末調整の作成と管理、従業員は自分の詳細情報、及び各控除書類の情報の入力を行ないます。

それぞれが行なう作業の詳細と順番については以下のページをご覧ください。

【管理者が行う作業】
【従業員が行なう作業】
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