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有給管理画面(有給休暇を一覧で管理する)

対象プラン

  • スタンダード
  • プレミアム
  • プレミアムプラス
  • エンタープライズ

有給休暇の管理を行なうための一覧画面です。
未取得のまま失効する有給や、前回付与からの1年間の取得状況などを確認できます。

有給管理を利用するには、あらかじめ従業員に『有給管理設定』を行なっている必要があります。
このページでは、管理者の方が有給休暇を管理する方法についてご案内します。

有給休暇を時間単位で取得できるようになりました
タイムカード・サーバーver.3.18.0(2024年5月7日)で、有給休暇を時間単位で取得できる『時間休』の機能が追加されました。
事前に時間休を利用したい休暇を設定することで、時間単位で有給休暇が取得できるようになります。
詳しくは こちらをご確認ください。

有給管理画面

有給管理画面を開いた際に表示される内容についてご案内します。
本文中の画像はクリックすると大きなサイズで表示されます
  1. 管理画面で有給管理画面を開きます
    paid_management01.png
    左メニューから『休暇 > 有給管理』をクリックします。
  2. 有給管理の全体イメージです
    yuukyuukanri_01.png

    各項目の詳細については、下記の表をご覧ください。

    項目 説明
    ①お知らせ 失効予告がある場合、一覧で表示されます。
    【既読にする】をクリックすると一覧では非表示になりますが、『過去のお知らせをみる』から確認できます。
    失効予告は期限の該当月に表示されます
    ②従業員の表示設定 従業員の絞り込みが可能です。
    詳細については従業員検索をご参照ください。
    ③従業員一覧 ②の表示設定の結果が表示されます。
    有給の付与設定や、表示時点での取得状況などが一覧で確認できます。
    詳細については一覧表示の見方をご参照ください。

従業員検索

従業員数が少ない場合は問題ありませんが、数十人〜数百人の規模になると、全員の一覧表示から該当の従業員を見つけることも大変な作業になります。
従業員を絞り込み、必要な従業員だけを表示させることができます。
本文中の画像はクリックすると大きなサイズで表示されます
  1. 表示させたい従業員を検索します
    paid_management03png.png

    検索に使用する各項目については、下記の表をご覧ください。

    『各項目の詳細/検索オプション項目』をクリックすることで、表が開きます
    各項目の詳細
    項目 説明
    イニシャル 従業員の基本情報に登録している、『フリガナ』を参照して表示します。
    従業員グループ 【従業員グループフィルタ】をクリックして、検索する従業員グループ名を選択します。
    従業員グループフィルタの選択肢に項目を表示させるには、あらかじめ従業員グループの登録が必要です
    従業員グループの登録についてはこちらをご参照ください
    取得義務 『取得義務監視設定』で期限の設定を行なっている場合のみ表示される項目です。
    警告がでている従業員のみを表示することができます。 表示される従業員は、『取得義務監視設定』で設定している期限に沿ったものとなります。
    『取得義務監視設定』についてはこちらを参照ください
    検索オプション項目
    項目 説明
    従業員 従業員の基本情報に登録している『名前』『フリガナ』を参照し、部分一致で検索結果を表示します。
    社員番号 従業員の基本情報に登録している『社員番号』を参照し、部分一致で検索結果を表示します。
    退職者表示 一覧表示に退職済みの従業員を含めます。
    『退職済み』とは、従業員の基本情報に退職日(表示現在よりも過去の日付)を登録している従業員を指します
    一覧に表示させるには、従業員の『利用』がONである必要があります
    従業員ID 従業員登録時に自動採番される『従業員ID』を参照し、完全一致で検索できます。

一覧表示の見方

本文中の画像はクリックすると大きなサイズで表示されます
  1. 従業員が一覧で表示されています
    yuukyuukanri_02.png

    表示される各項目については、下記の表をご覧ください。

    『各項目の詳細』をクリックすることで、表が開きます
    各項目の詳細
    項目 説明
    従業員 従業員名が表示されています。
    項目名をクリックすることで昇順/降順の切り替えが可能です。
    入社日/勤続年数 入社日(上段)と勤続年数(下段)が表示されています。
    項目名をクリックすることで昇順/降順の切り替えが可能です。
    有給残日数 取得可能な有給休暇の残日数と残数(時間休)が表示されています。
    申請中の有給休暇は残日数には含めません。
    項目名をクリックすることで昇順/降順の切り替えが可能です。
    付与方法 有給休暇を付与する設定が表示されています。
    自動付与を設定している場合、週の勤務日数設定も確認可能です。
    詳細 対象従業員の有給休暇の詳細な情報が確認できます。
    有給休暇の詳細な設定については有給休暇の設定をご参照ください
    ・・・ 有給休暇が付与された日時(上段)と、その際に付与した有給休暇日数(下段)が表示されています。
    付与された有給休暇の日数が年10日以上の場合、企業はこの『付与された日時』から1年間の間に従業員に対して5日間の有給取得(消化)を行なわせる義務があります。
    有給休暇取得義務警告メール送信
    該当従業員へ『有給休暇取得義務警告メール』(1名分)を送信できます。
    1年間の状況
    項目 説明
    期間の指定 デフォルトは『前回の付与』が指定されます。
    左右の矢印で確認する期間の選択が可能です。
    付与日数/付与日 有給休暇が付与された有給休暇日数(上段)と、付与された日時(下段)が表示されます。
    付与された有給休暇の日数が年10日以上の場合、企業はこの『付与された日時』から1年間の間に従業員に対して5日間の有給取得(消化)を行なわせる義務があります。
    有給休暇の取得日数が不足している従業員に警告を出したい場合は、こちらのページをご確認ください
    取得日数 上記の付与日時から、1年間で有給休暇を取得(消化)した日数と時間が表示されています。
    取得義務監視設定をONにしている場合、設定期間に応じて不足日数が表示されるようになります。
    残り期間によって不足表示のカラーが変わります
  2. 各項目から、有給休暇を確認/一括処理します
    yuukyuukanri_03.png

    『有給休暇取得義務警告メール』と『有給休暇管理簿』の一括処理と、表示件数の確認。
    一覧に表示されている従業員から、各項目の対象者の分を一括で処理できます。

    表示される各項目については、下記の表をご覧ください。

    『各項目の詳細』をクリックすることで、表が開きます
    各項目の詳細
    項目 説明
    有給休暇取得義務警告メール 取得義務監視設定で警告対象期間に入っている従業員に向けてメールを送信します。
    有給休暇管理簿一括出力 有給休暇が付与されている従業員ごとの管理簿を、複数ページのPDFとして1ファイルで出力します。
    該当件数 従業員の絞り込みの該当件数です。
    件数 一覧に表示する従業員の件数を選択できます。
    (30件/60件/90件/120件)

出勤率による有給休暇管理

出勤率が8割に満たない場合に、有給休暇を自動付与するかどうかを設定することができます。
出勤率による有給休暇管理は従業員CSVでも登録可能です
従業員の有給休暇管理をCSVで一括設定する場合は、CSVファイルを利用した更新方法がございます。
更新方法につきましてはこちらのページををご覧ください。
設定する際の注意点や事前設定などについてはこちらのページでご案内します
本文中の画像はクリックすると大きなサイズで表示されます
  1. 有給管理設定画面を開きます
    yuukyuukanri_04.png
    有給管理画面から該当の従業員を選択し【有給管理設定】をクリックします。
    初めて有給管理を設定する場合はこちらのページをご覧ください
  2. 自動付与時の出勤率の考慮を設定します
    syukkinritu02.png

    『出勤率を考慮する』にチェックを入れると、直近の算定期間の出勤率が8割に満たない場合、有給休暇が付与されません。

    祝日設定を参照する事業所を選択します。
    選択した事業所の祝日設定を参照します

    設定後、【変更する】をクリックします。

    出勤率の考慮設定に関するよくあるお問い合わせは、下記のQ&Aをご確認ください。

    入社から半年時点でも出勤率は考慮されますか?

    考慮されます。

    従業員の『入社日』から『付与日の前日』までを算定期間として出勤率を計算します。

    出勤したかをどうやって判定しますか?

    シフトまたは週勤務予定で設定された勤務予定から出勤を判定します。
    シフト及び週勤務予定を元に出勤日を判定いたします。
    シフトでは、勤務する日を自由に設定することができます。
    シフトの設定方法についてはこちらのページをご覧ください。
    週勤務予定では、特定の曜日で勤務する場合に活用することができます。
    週勤務予定の設定方法についてはこちらのページをご覧ください。

    『出勤率の考慮』設定前に取得していた休暇に対して、必要な操作はありますか?

    出勤扱いとする休暇が『出勤扱い:なし』で設定されていた場合、取得された休暇の編集が必要です
    すでに取得された休暇が、『出勤扱い:なし』で設定されていた場合は、出勤に判定されません。
    そのため、『休暇一覧』から取得された休暇の扱いを編集する必要があります。
    yuukyuukanri_point.png

    『休暇 > 休暇一覧』を開き、出勤扱いとする休暇の【編集】をクリックします。

    『出勤扱い』項目で『あり』を選択します。

    【保存】をクリックします。

    週1日〜4日の労働日数でも出勤率は考慮されますか?

    考慮されます。
    シフト及び週勤務予定を元に出勤日を判定いたします。
    週4日勤務の場合は、週勤務予定を4日分、またはシフトを週4日設定することで、出勤率を判定します。
    週勤務予定の設定方法についてはこちらのページをご覧ください。

    出勤率8割を算出する範囲はありますか?

    『入社日』または『付与日の1年前』〜『付与日の前日』で算出します。

    入社半年で付与(初回)する場合は、『入社日』〜『付与日の前日』の範囲で出勤率8割を算出します。

    【算出例(初回付与日)】
    入社日:2023年4月1日
    付与日:2023年10月1日
    算定期間:2023年4月1日〜2023年9月30日
    【算出例(2回目以降の付与日)】
    入社日:2023年4月1日
    付与日:2023年10月1日
    2回目付与日:2024年10月1日
    算定期間:2023年10月1日〜2024年9月30日

    月〜金で勤務の場合、出勤率を算出するための設定が必要ですか?

    固定の曜日で勤務する場合は『週勤務予定』の登録が必要です
    設定された勤務予定に対し、出勤したかどうかを出勤率として算出します。
    そのため、固定の曜日で勤務する場合は『週勤務予定』を設定しておくことで、出勤率を算出することが可能です。
    週勤務予定の設定方法についてはこちらのページをご覧ください。

    出勤率に含む休暇と含まない休暇にはどのような種類がありますか?

    有給休暇や産休・育休など出勤扱いとする必要のある休暇や、非労働日として扱うべき休暇などがあります
    出勤率に含む休暇は、法律で定められた『有給休暇』や『産休・育休』などがございます。
    そのほかの特別な休暇に対し出勤扱いとする場合は、管理画面の『休暇 > 休暇設定』で休暇作成してください。
    新しい休暇を作成する際に、下記テーブルを参考の上、出勤扱い/欠勤扱いの設定を行なってください。
    法律上で定められた出勤扱いにすべき項目のみご案内しています
    項目 説明
    有給休暇(出勤として扱う) 出勤扱い: あり/欠勤扱い: なし
    産休・育休など、出勤として扱う休暇 出勤扱い: あり/欠勤扱い: なし
    休暇設定画面に初期値ではご用意がないため、必要な場合は【新しい休暇設定を作成】から追加してください
    看護、介護休暇、裁判員休暇など、非労働日として扱う休暇 出勤扱い:なし/欠勤扱い:なし
    休暇設定画面に初期値ではご用意がないため、必要な場合は【新しい休暇設定を作成】から追加してください
    欠勤として扱う休暇 出勤扱い:なし/欠勤扱い:あり

    休暇設定で『出勤扱い』が『なし』の場合は出勤に判定されません

    出勤率を算出するにあたり、取得した休暇の種類によって『出勤扱い』とするかを事前に設定しておく必要があります。
    有給休暇など、特定の休暇に対して『出勤扱い』とする場合は、事前に設定してください。
    法律上、有給休暇取得時は『出勤扱い』とする必要があります
    yuukyuukanri_point.png

    『休暇 > 休暇設定』を開き、出勤扱いとする休暇の【編集】をクリックします。

    出勤扱いとなる休暇に対して、すでに『あり』が選択されている場合は、編集の必要はありません

    『出勤扱い』項目で『あり』を選択します。

    【保存】をクリックします。

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