退職・休職した従業員の対応（利用停止） – スマレジ・タイムカードヘルプ

対象プラン

スタンダード
プレミアム
プレミアムプラス

退職・休職などでタイムカードを利用しなくなった従業員については、退職へのステータス変更と利用停止の操作を行ないます。
ステータスの変更のみとするか、利用停止も含めるかはお客様の運用に合わせて設定してください。

退職と利用停止について

項目

説明

退職

従業員のステータスを『退職』にすることで、従業員一覧や打刻画面には表示させず、誤操作を防止できます。

※ 一覧から非表示となりますが、登録情報、過去の勤怠情報、利用設定は保持します

従業員の基本情報の『退職日』に日付を入力します。
入力した日付以降は、従業員のステータスが『退職』に変更されます。

利用停止

ステータスが『退職』になっても、タイムカードの利用人数には含まれたままの状態です。
従業員の利用人数の枠を空けるためには、利用状態をOFFにして『利用停止』に切り替える必要があります。

従業員一覧や従業員の基本情報で【利用停止】を選択し、利用状態をOFFにします。
利用停止の処理を行なうことで、課金対象となる従業員数には含めずに管理できます。

※ 利用停止にした従業員分の月額料金を削減したい場合はこちらをご覧ください

退職と利用停止の影響範囲
従業員を退職者とする方法
申請を使って従業員を退職者とする方法
従業員を利用停止する方法
従業員を利用停止する方法（複数人まとめて行なう）
アカウント管理者が退職した場合

退職と利用停止の影響範囲

設定した退職日を迎えた従業員と、利用停止にした従業員、それぞれで確認できる内容や表示できる範囲が異なります。
ここでは、退職と利用停止の影響範囲について表でご案内します。

操作／確認	退職日を迎えた従業員	利用停止した従業員
打刻画面への表示	×表示できません	×表示できません
シフト・実績への表示／確認	×表示／確認できません ※ 退職日が含まれる月度は表示されるが、翌月度からは表示されません	×表示／確認できません ※ シフト・実績入力済みの月度は表示されます
該当従業員のシフト・実績編集	○編集できます ※ 退職日が含まれる月度までは編集可能です	×編集できません ※ 『利用停止に設定された従業員のシフト・実績は編集できません』のメッセージが表示されます
従業員一覧への表示	△特定の操作で表示できます ※ 従業員一覧画面で『検索オプション＞退職者を表示する』にチェックを入れることで表示できます	○表示できます
従業員グループへの表示	×表示できません	○表示できます
所属への表示	×表示できません	○表示できます
承認者への指定	×指定できません ※ 該当従業員が唯一の承認者として登録されていたワークフローは利用できなくなります ※ 申請経路設定で新しい承認者へ変更してください	×指定できません ※ 該当従業員が唯一の承認者として登録されていたワークフローは利用できなくなります ※ 申請経路設定で新しい承認者へ変更してください
従業員トップへのログイン	×ログインできません ※ 『このユーザーはタイムカードを利用できません。退職日を過ぎています。』と表示され、マイページにログインできなくなります	×ログインできません ※ 『このユーザーは利用停止状態のためタイムカードを利用できません。』と表示され、マイページにログインできなくなります
Web給与明細の確認	×確認できません	×確認できません
対象従業員によるシフト・実績閲覧	×閲覧できません	×閲覧できません
対象従業員からの各種申請（勤怠申請／休暇申請／ワークフロー）	×申請できません	×申請できません
該当従業員からのシフト希望提出	×提出できません	×提出できません
給与明細発行	○発行できます ※ 手動手当の付与も可能です	○発行できます ※ 手動手当の付与も可能です
源泉徴収票発行	○発行できます ※ 退職者を利用停止にすると、該当従業員の源泉徴収票を出力できません ※ 該当従業員を利用停止とする予定がある場合は、停止前に出力してください	×発行できません ※ 源泉徴収票を発行する場合は、一時的に『利用する』状態に戻してください
帳票発行（労働者名簿／賃金台帳／出勤簿）	○発行できます ※ 労働者名簿には退職日が表示されます	○発行できます ※ 労働者名簿には利用停止として表示されます
有給休暇管理簿の出力	×出力できません	○出力できます

従業員を退職者とする方法

※本文中の画像はクリックすると大きなサイズで表示されます

管理画面から従業員一覧を開きます

左メニューから『従業員＞従業員一覧』をクリックします。

従業員一覧から退職日を登録する従業員名をクリックします。
基本情報の設定を編集します

『基本情報』を表示し【設定を編集】をクリックします。
退職日を入力します

『退職日』の項目に退職日を入力します。

入力後に【設定を保存】をクリックします。

※ アカウント管理者の『退職日』には日付の入力ができません。対処方法についてはこちらをご覧ください
設定した退職日を迎えると、管理画面の従業員一覧（各設定画面）に従業員が表示されなくなります

表示されなくなるページ詳細は、以下のリストをご覧ください。
※従業員一覧の『検索オプション＞退職者表示：［退職者を表示する］にチェック＞この条件で検索』としていただくと、一覧へ再表示できます

退社日を設定した従業員が表示されなくなるページ

ページ	開き方
従業員一覧	管理画面『従業員＞従業員一覧』から開きます。 ※退職日の翌日から表示されなくなります ※検索オプションの『退職者を表示する』にチェックを入れて検索すると、退職日以降でも表示が可能です
従業員グループ／所属従業員	管理画面『従業員＞従業員グループ＞従業員グループ名』から開きます。 ※退職日の翌日から表示されなくなります
事業所／所属従業員	管理画面『事業所＞事業所一覧＞事業所名＞所属』から開きます。 ※退職日の翌日から表示されなくなります
今月のシフト	管理画面『勤怠＞出退勤＞今月のシフト』から開きます。 ※退職日の翌月のシフトから表示されなくなります
今月の実績	管理画面『勤怠＞出退勤＞今月の実績』から開きます。 ※退職日の翌月の実績から表示されなくなります
出退勤画面	管理画面『ダッシュボード＞出退勤画面＞（事業所名）の出退勤画面』から開きます。 ※退職日の翌日から表示されなくなります
打刻画面（アプリ）	アプリにログインした後に表示されるページです。 ※退職日の翌日から表示されなくなります

従業員を削除すると、以降は参照や確認が一切行なえません

従業員の削除を行なっても、シフトや実績、打刻の画面から従業員を消すことができますが、過去の実績も消えてしまいます。
源泉徴収や決算などで過去の実績を使用することもありますので、実績のある従業員が退職した場合は、必ずこの退職者管理の機能を利用ください。

申請を使って従業員を退職者とする方法

申請機能を利用して、退職を管理できます。
権限に関わらず、すべての従業員が退職申請を行なうことができます。

※ 退職申請はオプション機能でご利用が可能です

※本文中の画像はクリックすると大きなサイズで表示されます

申請一覧を開きます

左メニューから『ワークフロー＞申請一覧』をクリックします。
新しい申請を作成します

【新しい申請を作成】をクリックします。
退職申請画面を開きます

【退職申請】をクリックします。

退職する従業員の情報を入力します

申請内容を入力／選択します。
各種申請内容の詳細は画像下の一覧をご確認ください。

【確認して申請】をクリックします。

項目	説明
従業員 ※ 必須	退職する従業員を選択します。名前を直接入力し、検索することも可能です。
退職 ※ 必須	退職となる日付を選択します。
退職事由 ※ 必須	退職事由を入力します。 ※ 入力可能な文字数は100文字です
ファイル	退職時に提出書類などがある場合は、ファイルを添付することができます。 ※ 【＋】アイコンをクリックすることで、添付するファイルを追加することができます ※ 添付できるファイルのサイズ上限は1件につき10MBまでです
備考	退職に対して記載しておくことがある場合など、自由に入力することができます。 ※ 入力可能な文字数は100文字です
申請経路 ※ 必須	退職申請した内容を承認するまでの経路を選択します。

情報を確認し、申請を行ないます

確認画面が表示されます。

内容に問題がなければ【申請】をクリックします。
申請が反映します

申請一覧に退職申請が反映します。
通常の申請と同様に、承認を行ないます。

申請の承認方法についてはこちらをご覧ください。
承認後は、申請内容が従業員情報に反映します

従業員の基本情報にある『退職日』『退職事由』に申請時に入力した内容が反映します。

従業員を利用停止する方法

※本文中の画像はクリックすると大きなサイズで表示されます

管理画面から従業員一覧を開きます

左メニューから『従業員＞従業員一覧』をクリックします。
退職者を従業員一覧に表示させます

『検索オプション』をクリックします。

『退職者表示』項目の『退職者を表示する』にチェックを入れます。

【検索】をクリックします。
該当従業員を利用停止にします

利用停止とする退職者の『・・・』をクリックし、『利用停止』を選択します。

※ 退職者の従業員は背景がグレーになっています

※ アカウント管理者の場合、利用停止にすることができません。対処方法についてはこちらをご覧ください
利用停止になった従業員は、従業員一覧で【利用停止】と表示されます

※利用停止になった従業員は上限数に含まれません

従業員上限数について

退職者を『利用停止』にすることで、従業員の勤怠情報を保持したまま、課金対象となる従業員数には含めずに管理できます。
従業員の上限数を変更して、適切な月額料金での運用をおすすめします。

※【利用停止】にしただけでは上限数に含まれた状態となり、月額料金は変わりません

従業員上限数の変更箇所

サービス画面を開きます

『管理画面右上の「≡」＞サービス』をクリックします。
契約内容変更画面を開きます

【契約内容を変更】をクリックします。
従業員数の上限を変更します

TIMECARD欄の『従業員数』で追加人数を変更し、合計を適正な人数にします。
画面上部の【次へ】をクリックして申込確定画面に進んでください。

従業員を利用停止する方法（複数人まとめて行なう）

※本文中の画像はクリックすると大きなサイズで表示されます

多くの従業員を利用停止する場合、タイムカードの従業員一覧から1名ずつ行なうと手間がかかります。
マイページの『サービス』からタイムカードの人数削減の操作を行えば、チェックボックスで利用停止にする従業員を選ぶことができます。

管理画面からサービス一覧を開きます

管理画面右上の『≡』をクリックし、『サービス』を選択します。
契約内容を変更します

【契約内容を変更】をクリックします。
TIME CARDの従業員数を設定します

TIME CARDの項目で現在の追加人数から減らしたい人数を差し引いた人数を入力します。

【次へ】をクリックします。
休止する従業員の選択します

『今月末まで利用する』か『今すぐ休止する』のどちらかにチェックを入れ、休止（利用停止）にする従業員にチェックを入れます。

チェック後、【変更内容を確認】をクリックします。

対象プラン

退職と利用停止の影響範囲

従業員を退職者とする方法

退社日を設定した従業員が表示されなくなるページ

従業員を削除すると、以降は参照や確認が一切行なえません

申請を使って従業員を退職者とする方法

従業員を利用停止する方法

従業員上限数について

従業員上限数の変更箇所

従業員を利用停止する方法（複数人まとめて行なう）

アカウント管理者が退職した場合