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勤怠管理を利用したい

 
スマレジ・タイムカードは『従業員として出退勤の打刻』と、『管理者として従業員の勤怠情報を管理』が行なえます。
出退勤はiOSアプリ、パソコンやスマートフォンなど環境に合わせて適切な端末から実施できます。
出退勤のデータは管理画面から集計、管理が行なえます。

このページでは、新規でスタンダードプランやプレミアムプランをご利用される方を対象にタイムカードを利用した勤怠管理を使用するための、初期設定についてご案内しています。
 
 

勤怠管理に必要な設定

1.基本設定を登録する

 
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管理画面の『設定 > 基本』を選択します。

基本設定の内容は多岐に渡りますが、この時点では『勤怠』以外の登録はしてなくてもかまいません。

設定完了後、画面右下の【設定を保存】をクリックします。

【勤怠】項目 詳細

項目 詳細
休日設定
(所定休日・法定休日)
基本となる休日の設定です。
お客様の社内規定において、所定休日と法定休日となる曜日を選択してください。

また休日設定は『事業所』『従業員』『従業員区分』でも設定することができます。
別途設定がされていなければ、基本設定の休日設定が適用されます。

休日設定の詳細については以下のページをご覧ください。
所定労働時間
基本となる所定労働時間の設定です。
所定労働時間は、残業代の計算に使用される情報です。
勤怠管理のみの利用の場合は、初期値のままで結構です。

所定労働時間の詳細については以下のページをご覧ください。
アプリ打刻設定
タイムカード・アプリで出退勤を打刻した際に記録される時刻の設定です。
『サーバー時刻』『端末時刻』から選択します。
『サーバー時刻』は出退勤をサーバー側の時刻で記録します。
『端末時刻』は出退勤を端末側の時刻で記録します。

端末の時刻は従業員によって変更することが可能です。
不正防止のため『サーバー時刻』を選択することを推奨しています。
 
 

2.事業所を登録する

事業所を登録します
 
【事業所で設定する主な情報】

事業所の基本情報(事業所名/住所/電話番号など)
休憩時間自動設定
シフト管理単位
写真撮影機能関連
日付変更時間
 

【重要】休憩時間自動設定とシフト管理単位

事業所の登録時につまずきやすいのが『休憩時間自動設定』と『シフト管理単位』です。
それぞれに詳細な専用ページをご用意しています。
お客様の事業所に合った設定が可能ですので、以下のページを参照の上、設定してください。


3.従業員を登録する

従業員を登録します。
従業員の登録は一人ずつ行なうこともできますが、CSVファイルを使った一括登録が便利です。
 
【従業員で設定する主な情報】

従業員の基本情報(名前/住所/電話番号など)
権限
入社日
従業員区分
 

従業員登録時にポイントとなる項目

項目 詳細
権限
管理画面の操作に関する権限を、『一般』『システム管理者』から選択します。

『システム管理者』は事業所で設定する役割役職に関係なく、事業所や従業員の情報を閲覧/変更することが可能です。
役職者や責任者となる従業員に設定してください。
入社日
入社した日付を登録します。
登録した入社日より前の日付では、出退勤画面に表示されず打刻を行なうことができません。
また、有給管理機能を利用する際には入社日を基準として有給休暇を付与するため、必ず正確な日付を登録してください。
従業員区分
従業員に『正社員』や『管理職』などの区分を割り当てることができます。
区分ごとに【所定労働時間】【休日】【賃金の割増設定】を分けて設定し、差別化を図ることが可能です。

従業員区分の詳細については、以下のページをご覧ください。
 
 

4.役割・権限を登録して従業員を事業所に所属させる

登録した従業員は、事業所へ所属させる必要があります。
所属従業員の追加を行なう際に、従業員に対して事業所での役割を設定します。
役割に付与されている権限が、その従業員に許可される権限となります。
 
【従業員の事業所への所属で設定する主な内容】

事業所での役割・権限
所属従業員の追加
従業員への役割の指定
 

事業所での役割・権限

飲食店であれば『店長/社員/アルバイト』、一般企業であれば『役職者/一般社員/派遣社員』のように、一つの事業所で異なる立場の従業員が勤務しています。
スマレジ・タイムカードではそれぞれの立場を『役割』と呼び、『役割』ごとに必要な『権限』を設定・付与することが可能です。

『役割・権限』はあらかじめ登録しておく必要があります。
登録方法の詳細については、以下のページをご覧ください。


5.シフトを作成・管理する

シフト機能はプレミアムプランから利用できます
スマレジ・タイムカードは複数のシフト作成方法をご用意しています。
お客様の運用にあったシフト作成方法をご利用ください。
あらかじめシフトの勤務パターンを登録しておくと、シフト作成に活用することができます。
 
【タイムカードのシフト作成方法】

シフト画面への直接入力
シフト画面での勤務パターン選択
メールを使ったシフト希望提出
(かんたんシフト作成)
ドラッグ&ドロップでの日毎シフト作成
曜日ごとの固定シフト作成
管理画面にシフトを直接入力する
管理画面の月別シフト画面で、直接入力してシフトを作成します。

シフト作成方法の詳細については以下のページをご覧ください
管理画面で勤務パターンを選択する
※勤務パターンを使用します
管理画面の月別シフト画面で、勤務パターンを選択してシフトを作成します。

シフト作成方法の詳細については以下のページをご覧ください。
メールを使って従業員にシフト希望を提出させる(かんたんシフト作成)
※勤務パターンを使用します
従業員にメールを送信し、専用のテンプレートを使ってシフト希望を提出してもらうことができます。
従業員は出勤できる勤務パターンを選択して希望を提出します。

かんたんシフト作成の詳細については以下のページをご覧ください。
日毎のシフトをドラッグ&ドロップで作成する
管理画面の日別シフト画面で、従業員ごとにシフトの開始時間から終了時間までをドラッグ&ドロップで指定して、シフトを作成します。

シフト作成方法の詳細については以下のページをご覧ください。
曜日ごとの固定シフトを作成する
『従業員区分』を利用することで、曜日ごとに決まった勤務時間のシフトを固定して設定することができます。

固定シフトの作成方については以下のページをご覧ください。
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