定額減税の適用方法についてはこちらをご覧ください。
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退職・休職した従業員を管理する

対象プラン

  • スタンダード
  • プレミアム
  • プレミアムプラス
  • エンタープライズ
従業員の基本情報画面で、退職日に日付を入力することで、該当従業員のステータスを退職にすることができます。
退職日を越えた従業員は一覧から非表示となりますが、登録情報、過去の勤怠情報、利用設定を保持しています
従業員の設定画面について、詳しくは以下のヘルプページをご覧ください。

ステータスが『退職』になっても、従業員の上限人数には含まれています

スマレジ・タイムカードでは、従業員のステータスに関わらず、『利用設定』のON/OFFで登録上限人数を管理しています。
退職者を従業員の基本情報や、従業員一覧から【利用停止】を選択し、利用状態をOFFにしてください。
【利用停止】に変更すると、新規で利用可能従業員を追加可能になります
【利用停止】へ変更後も、登録上限人数には影響しません

従業員を退職者とする方法

本文中の画像はクリックすると大きなサイズで表示されます
  1. 管理画面から従業員一覧を開きます

    左メニューから『従業員 > 従業員一覧』をクリックします。

    従業員一覧から退職日を登録する従業員名をクリックします。

  2. 基本情報の設定を編集します

    『基本情報』を表示し【設定を編集】をクリックします。
  3. 退職日を入力します

    『退職日』の項目に退職日を入力します。

    入力後に【設定を保存】をクリックします。

    アカウント管理者の『退職日』には日付の入力ができません。 対処方法についてはこちらをご覧ください
  4. 退社日を設定すると、管理画面の各ページで従業員が表示されなくなります
    表示されなくなるページ詳細は、以下のリストをご覧ください。
    従業員一覧の『検索オプション > 退職者表示:[退職者を表示する]にチェック > この条件で検索』としていただくと、一覧へ再表示できます

退社日を設定した従業員が表示されなくなるページ

ページ 開き方
従業員一覧 管理画面『従業員 > 従業員一覧』から開きます。
退職日の翌日から表示されなくなります
検索オプションの『退職者を表示する』にチェックを入れて検索すると、退職日以降でも表示が可能です
従業員グループ/
所属従業員
管理画面『従業員 > 従業員グループ > 従業員グループ名』から開きます。
退職日の翌日から表示されなくなります
事業所/
所属従業員
管理画面『事業所 > 事業所一覧 > 事業所名 > 所属』から開きます。
退職日の翌日から表示されなくなります
今月のシフト 管理画面『勤怠 > 出退勤 > 今月のシフト』から開きます。
退職日の翌月のシフトから表示されなくなります
今月の実績 管理画面『勤怠 > 出退勤 > 今月の実績』から開きます。
退職日の翌月の実績から表示されなくなります
出退勤画面 管理画面『ダッシュボード > 出退勤画面 > (事業所名)の出退勤画面』から開きます。
退職日の翌日から表示されなくなります
打刻画面(アプリ) アプリにログインした後に表示されるページです。
退職日の翌日から表示されなくなります

従業員を削除すると、以降は参照や確認が一切行なえません

従業員の削除を行なっても、シフトや実績、打刻の画面から従業員を消すことができますが、過去の実績も消えてしまいます。
源泉徴収や決算などで過去の実績を使用することもありますので、実績のある従業員が退職した場合は、必ずこの退職者管理の機能を利用ください。

従業員を利用停止する方法

本文中の画像はクリックすると大きなサイズで表示されます
  1. 管理画面から従業員一覧を開きます

    左メニューから『従業員 > 従業員一覧』をクリックします。
  2. 退職者を従業員一覧に表示させます

    『検索オプション』をクリックします。

    『退職者表示』項目の『退職者を表示する』にチェックを入れます。

    【検索】をクリックします。

  3. 該当従業員を利用停止にします

    利用停止とする退職者の『・・・』をクリックし、『利用停止』を選択します。
    退職者の従業員は背景がグレーになっています
    アカウント管理者の場合、利用停止にすることができません。 対処方法についてはこちらをご覧ください
  4. 利用停止になった従業員は、従業員一覧で【利用停止】と表示されます

    利用停止になった従業員は上限数に含まれません

従業員上限数について

退職者を『利用停止』にすることで、従業員の勤怠情報を保持したまま、課金対象となる従業員数には含めずに管理できます。
従業員の上限数を変更して、適切な月額料金での運用をおすすめします。
【利用停止】にしただけでは上限数に含まれた状態となり、月額料金は変わりません

従業員上限数の変更箇所

  1. サービス画面を開きます
    upper
    『管理画面右上の「≡」 > サービス』をクリックします。
  2. 契約内容変更画面を開きます
    upper_limit2.png
    【契約内容を変更】をクリックします。
  3. 従業員数の上限を変更します
    upper_limit3.png
    TIMECARD欄の『従業員数』で追加人数を変更し、合計を適正な人数にします。
    画面上部の【次へ】をクリックして申込確定画面に進んでください。

従業員を利用停止する方法(複数人まとめて行なう)

本文中の画像はクリックすると大きなサイズで表示されます

多くの従業員を利用停止する場合、タイムカードの従業員一覧から1名ずつ行なうと手間がかかります。
マイページの『サービス』からタイムカードの人数削減の操作を行えば、チェックボックスで利用停止にする従業員を選ぶことができます。

  1. 管理画面からサービス一覧を開きます
    upper_limit1.png
    管理画面右上の『≡』をクリックし、『サービス』を選択します。
  2. 契約内容を変更します

    【契約内容を変更】をクリックします。
  3. TIME CARDの従業員数を設定します

    TIME CARDの項目で現在の追加人数から減らしたい人数を差し引いた人数を入力します。

    【次へ】をクリックします。

  4. 休止する従業員の選択します

    『今月末まで利用する』か『今すぐ休止する』のどちらかにチェックを入れ、休止(利用停止)にする従業員にチェックを入れます。

    チェック後、【変更内容を確認】をクリックします。

アカウント管理者が退職した場合

アカウント管理者(アカウント作成に利用したメールアドレスの従業員)が退職した場合、退職日の入力/利用設定の変更が不可であるため、上記の利用停止による対応ができません。
別の従業員に管理者権限を移行する必要があります。

管理者権限の移行はお客様側では行なえず、スマレジ社で作業を行ないます。
管理者権限を移行する際は、弊社サポートまでお問合せください。

タイムカード・サポート:support_timecard@smaregi.jp
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